La logistique urbaine

Qu'est ce que la préparation de commandes ?

La préparation de commandes est l'activité qui consiste à prélever et rassembler les articles dans la quantité spécifiée par la commande avant l'expédition de celle-ci.

Quel est le rôle du préparateur de commandes ?

•  Rôle
Sous la responsabilité d'un chef d'équipe, le préparateur de commandes en entrepôt collecte les informations nécessaires à la préparation et rassemble les produits en les prélevant dans les différents lieux de stockage, généralement à l'aide d'un chariot automoteur à conducteur porté de catégorie 1.
Pour exercer ces activités, il sélectionne, à partir des documents mis à sa disposition, le matériel et les fournitures nécessaires à l'envoi (palette, transpalette, pictogrammes, emballage...). Il prélève les articles en les vérifiant (compatibilité, conditionnement, quantités), réalise les colis en veillant à en équilibrer le poids, effectue le suremballage et met à disposition la commande après l'avoir contrôlée et/ou pesée. Il appose les étiquettes sur les colis ou palettes.
Il enregistre chaque opération dans un système de gestion informatisé.
Le préparateur de commandes joue un rôle important dans le suivi de la traçabilité des marchandises car il est le dernier maillon avant l’expédition des marchandises chez le client.
Il doit respecter les règles d’hygiène et de sécurité, les procédures qualité et répondre à des impératifs de délais.

•  Lieu d’exercice
Il travaille le plus souvent en équipe, en collaboration avec des caristes, dans tout secteur industriel ou commercial nécessitant une activité de stockage et de répartition, notamment des entrepôts ou des plateformes de stockage, les entreprises de la grande distribution, de la vente par correspondance, les prestataires et plateformes logistiques, les répartiteurs.
Source n°1

Les types de préparation de commandes

Il existe deux formats de préparation de commandes :

•  Le picking 
Le préparateur se déplace d'un emplacement de stockage à l'autre pour constituer une palette de commandes ;

•  L'éclatement 
Le préparateur répartit les colis reçus d'un fournisseur sur les palettes des différents clients.
De la même façon il existe plusieurs modes de guidage du préparateur.

•  Guidage par étiquettes ou labels
« L'adresse » de prélèvement du colis, le type et la nomenclature du colis (numéro d'identification et/ou marque, conditionnement du produit), ainsi que les informations du client et sur le quai de dépôt de la palette sont indiqués sur une liste d'étiquettes (ou labels). Cette liste est organisée selon un ordre de prélèvement préconisé. A chaque colis prélevé correspond une étiquette du bordereau que le préparateur doit apposer sur le colis.

•  Guidage par terminaux numériques
Un terminal numérique, composé d'un écran, tenu le plus souvent en main, délivre au préparateur les informations concernant l'adresse et la quantité de colis à prélever. Sur ce terminal, le préparateur valide manuellement ou de façon automatisée (lecture de codes barres par un terminal radio-fréquence) l'adresse de prélèvement de chaque colis. Cette validation permet l’accès à l'information suivante (adresse et quantité).

•  Guidage local
Le préparateur reçoit les informations une à une et oralement par l'intermédiaire d'un casque audio. Il doit confirmer verbalement chaque information reçue, par l'intermédiaire d'un microphone. Ces confirmations permettent au système d'authentifier l'emplacement de prélèvement du produit et de valider le nombre d'articles prélevés. Par exemple, la lecture des deux chiffres qui constituent un code « détrompeur » permet l'authentification d'un emplacement de prélèvement. La sélection d'un système de guidage est un choix stratégique qui repose sur des paramètres tels que le volume et le type de produits à traiter, la demande des clients, le délai de livraison, le service attendu par le client (traçabilité, taux d'erreur acceptable, etc.) etc. Le système de guidage privilégié dépend souvent du secteur d'activité concerné (automobile, pharmaceutique, grande distribution) et de critères d'optimisation de la préparation (temps, réduction des erreurs et retours clients, etc.). Ainsi le guidage vocal est actuellement majoritaire dans la grande distribution (70% des modes de préparation). On peut imaginer que cette évolution technologique qui contribue à transformer l'activité des préparateurs n'est pas sans effets sur leur santé et leur sécurité.
Source n°2

Les étapes de la préparation de commandes

La préparation des commandes, quelle que soit la méthode mise en œuvre, se compose successivement des trois opérations suivantes :
Prélèvement : Il s’agit de la collecte des articles dans leur emplacement de stockage ;
Tri : Cette opération consiste à identifier et rassembler les articles correspondant à un même poste de commandes, à la même commande, à un même client ;
Emballage : L’emballage des colis préparés a pour but de faciliter les opérations de manutention et de transport.


•  Les modes de prélèvement

Les différentes méthodes de prélèvement décrites ci-dessous ne sont pas obligatoirement exclusives les unes des autres. Il est fréquent qu’elles soient utilisées de façon conjointe dans le même magasin. Le seul souci est de satisfaire les demandes dans les meilleurs délais possibles. En fonction des nombreux critères propres à chaque gestionnaire, on peut entreprendre :  

Le prélèvement par article.
Les listes de prélèvement sont traitées au fur et à mesure qu'elles arrivent dans le magasin. Les articles sont par conséquent prélevés suivant l’ordre d’arrivée de la demande chez le préparateur ; 

Le prélèvement de groupe.
Sur la base de nombreuses commandes émises par les clients, le logiciel effectue une opération de groupage et trie les postes de commandes par référence sur les listes de prélèvement. L’édition des listes est périodique. Le prélèvement effectué est alors suivi des opérations physiques de tri par commandes et emballage ; 

Le prélèvement par zone.
Presque identique dans le principe au prélèvement par groupe, celui-ci a pour particularité le tri des postes de commandes par emplacement de stockage dans les listes de prélèvement. Ce qui a l’avantage de permettre un gain de temps car les articles sont prélevés dans une même zone de stockage.


•  Les modes de tri

Deux principaux modes de tri sont utilisés lors de la préparation des commandes : 

Le tri informatique des articles sur les listes de prélèvement. Son but principal est de faciliter le prélèvement et gagner du temps. Le tri des listes réduit le nombre de rotation vers un même emplacement ou une même zone de stockage ; 

Le tri physique des articles après le prélèvement. Effectué dans des centres de tri, il a pour but la reconstitution des commandes clients et l’optimisation du transport de livraison. Les articles prélevés sont groupés par commandes, par client, puis par zone géographique. 


•  Les modes de préparation de commandes

Les différents types d'organisation les plus courantes sont décrites ci-dessous :

Le mode de préparation de détail « Pick then Pack ».
Il s’agit d’un mode de préparation à deux étapes. Dans un premier temps, les articles sont prélevés dans leur emplacement de stockage sur la base de listes de prélèvement. Ils sont ensuite acheminés vers une zone de préparation des commandes où ils seront triés. regroupés par commandes et emballés. 

Le mode de préparation de détail « Pick and Pack ».
Grâce à un système informatique adapté et bien renseigné, un carton muni d’une étiquette d’expédition et pouvant contenir le volume des articles d’une même commande est apprêté. Accompagné de la liste des postes de commandes, ce carton est acheminé vers les différents points de prélèvement pour être alimenté. Ce mode de préparation exige des investissements assez élevés en technologie et systèmes dynamiques de convoyage.

Le mode de préparation assistée « Pick to Light ».
Adapté pour les magasins de stockage des petits composants, ce mode de préparation a la particularité de faire appel à l’utilisation de dispositifs lumineux (PCAO, Préparation des commandes Assistée par Ordinateur) pour guider et renseigner le préparateur de la commandes. Chaque emplacement de stockage (tiroir ou alvéole) est muni d’un afficheur numérique associé à un voyant lumineux. Le voyant indique l’adresse de prélèvement au préparateur alors que l’afficheur indique les quantités à prélever. Grâce à un bouton poussoir, le préparateur signale au système que le prélèvement a été effectué.  

Le mode de préparation « Pick to belt ».
Ce mode de préparation se rencontre dans les zones de stockage muni d’un convoyeur de drainage. Adapté pour effectuer des prélèvements en masse. Les cartons contenant des quantités importantes d’articles sont déposés sur le convoyeur qui alimente à son tour le centre de tri.
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Cas pratique  : Exemple de la préparation d'une commande



Exemple de processus de préparation de commandes :

•  Pour des palettes complètes (directement à partir d’un emplacement de la zone de stockage) 
- Réception d’une mission cariste radio de traitement d’une palette.
- Déplacement du cariste à l’adresse de stockage indiquée
- Prise de la palette sur un chariot 
- Lecture de l’étiquette de la palette
- Dépose de la palette dans la zone d’expédition
- Validation de la dépose
- Mise à jour des déplacements

•  Pour la préparation de colis complets
- Édition de la liste de picking et des étiquettes identifiant les colis à préparer
- Déplacement du préparateur à l’adresse de picking indiquée 
- Prélèvement du colis
- Étiquetage 
- Dépose du colis étiqueté dans un chariot de préparation de commandes
- Mise à jour des déplacements

•  Pour la préparation des références à l’UVC
- Réception d’une mission radio de préparation multi-commandes
- Édition des étiquettes identifiant les colis de sur-emballage
- Confection des colis de sur-emballage précolisés
- Étiquetage des colis de sur-emballage précolisés
- Déplacement du préparateur à l’adresse picking indiquée
- Lecture de l’étiquette de l’emplacement picking
- Lecture de l’étiquette du colis (indication de la quantité à déposer dans le colis)
- Dépose de l’UVC dans le colis précolisé et étiqueté
- Validation du traitement de chaque ligne au fur et à mesure de la préparation. Les données de la ligne suivante sont transmises après confirmation de la ligne précédente.
- Mise à jour des déplacements
Source n°4

Les enjeux et facteurs d'optimisation de la préparation de commandes

Pour obtenir efficacité et efficience dans le processus de préparation de commandes (en terme de coûts, délais et qualité), on peut appliquer les axes suivants (liste non exhaustive) :

•  Réduire la longueur des trajets :
En optant pour une classification et un rangement des références du type ABC (les références les plus commandées en volume sont situées aux endroits les plus accessibles. Pour en savoir plus voir La méthode ABC (loi de Pareto)).
En respectant des circuits de préparation qui n'obligent pas le préparateur à passer plusieurs fois au même endroit (ordre de prélèvement optimisé).

•  Limiter les ruptures de charge :
En renseignant au fur et à mesure les mouvements de marchandises (rigueur des préparateurs et caristes requise).
En utilisant un outil de pilotage de l’entrepôt en temps réel.
En réapprovisionnant le picking de manière efficace.

•  Limiter les risques d’avaries :
En mettant en place des chemins de préparation de commandes qui respectent la nature des produits (ne pas préparer en même temps des articles toxiques avec de l’alimentaire par exemple).
En prélevant les articles dans un ordre qui respecte le poids et la densité des articles (au cours de la préparation, placer les articles les plus denses en dessous des articles fragiles).

•  Optimiser l’accessibilité des articles :
En ne plaçant pas les références lourdes en hauteur.
En ne rangeant pas les articles trop en profondeur dans les étagères.
En mettant en place des allées de préparation qui permettent aux préparateurs de se croiser et de se doubler.
En ne lançant pas en même temps trop de préparations dans la même zone (risques d’embouteillage devant les emplacements des références à plus forte rotation).

•  Utiliser les meubles de rangement adaptés aux caractéristiques des produits :
En choisissant des meubles de stockage en fonction de la rotation des références (par exemple les dynamiques pour les articles à forte rotation).
En choisissant des meubles de stockage en fonction du volume et de la densité des articles.

•  Améliorer l'ergonomie des postes de travail

Glossaire

Acheminer signifie que la préparation nécessite souvent d’importants déplacements qui peuvent de ce fait être mécanisés ou réalisés par des opérateurs spécialisés.

Une étiquette est une marque fixée, une fiche placée sur un objet pour en indiquer le contenu, le prix, la destination, etc.

Une référence est l'ensemble des caractéristiques d'un article (prix, taille, couleur, etc.) qui le distinguent des autres articles de la même famille.

Le « picking » est l'opération qui consiste à prélever les quantités par référence pour une commande donnée.

Trier signifie classer, répartir les différents éléments d'un ensemble en groupes selon quelque critère.

Prélever signifie extraire une partie d'un ensemble.

Une palette en logistique est un plateau de chargement conçu pour permettre les manutentions par des élévateurs ou des transporteurs à rouleaux.

Un colis est un paquet ou une caisse de marchandises diverses, qui fait l'objet d'un transport, d'un envoi.

Sources

Source n°1
Le rôle du préparateur de commandes 
http://www.ecf.asso.fr/

Source n°2
La préparation de commandes en logistique
http://www.hst.fr/

Source n°3
Les techniques et procédures de commandes en magasin
http://www.logistiqueconseil.org/

Source n°4
Les étapes de la préparation de commandes 
http://www.faq-logistique.com/Preparation_commandes.htm